O budowaniu mostów – procesy biznesowe w praktyce

Rozpocznę od truizmu, używając sentencji, że wiele jeszcze firm, bez względu na branżę działa podobnie w oparciu o swoistą strukturę organizacyjną, z której wynika podległość i definicja zadań, obowiązków oraz praw. Na czele komórki organizacyjnej stoi kierownik, dyrektor (lecz nie lider). Oglądając każdy schemat organizacyjny z dołączonym regulaminem odnosimy wrażanie, że wszystko jest w najlepszym porządku. Ale to tylko wrażenie, gdyż pomimo tej sprawdzonej (i archaicznej) metody zarządzania firma ma problemy by osiągnąć wyższy poziom konkurencyjności, obrotów finansowych, notowań giełdowych, standardów obsługi klienta i dlatego rozważa wdrożenie nowego, lub nowocześniejszego systemu do wspomagania decyzji biznesowych.

Zasada I – zdefiniuj procesy biznesowe

Zanim wdrożymy system IT, należy (jeśli ich nie ma) opracować i wdrożyć procesy biznesowe. Nie jest to łatwe zadanie, ale może być proste. Warunkiem jest posiadanie doświadczenia, wiedzy i (twierdzę z całą mocą) nadaniu temu zadaniu rangi projektu. Ktoś, kto wdrażał system tam, gdzie procesy były opracowane i wdrożone, nie wie, ile problemów pojawi się każdego dnia podczas wdrażania systemu w firmie bez opracowanych procesów biznesowych, nawet jeśli istnieje specyfikacja potrzeb. Ale ona dotyczy systemu informatycznego, którego zadaniem jest ułatwienie zautomatyzowanie pracy. Na pytanie, jakiej pracy – zwykle słyszę, „… no pracy, on zamawia, a ja sprzedaję, wystawiam fakturę na podstawie jego dokumentu WZ …”. Ale trzeba dociec, kto ma uprawnienia, kto może zatwierdzać, do kogo trafia dany dokument, kiedy rozpoczyna się kolejny etap pracy – to są przecież poszczególne kroki w systemie. Warto zatem mieć opisane procesy, ponieważ zmniejszy to po prostu koszty, czas wdrożenia
i (przed wszystkim) ryzyko niepowodzenia.

Zasada II – procesy muszą funkcjonować

Same potrzeby to nie wszystko. I w tym miejscu, chciałbym przestrzec, aby nie rozpoczynać wdrożenia nowych narzędzi informatycznych bez przygotowanych, przeanalizowanych i wdrożonych procesów biznesowych. Sukces wdrożenia systemu nie zależy od ostatniego etapu zamykającego projekt, ale od tego, czy zamawiający otrzymał to, co wymiernie wpłynie na jego kondycję finansową, marketingową, czy też organizacyjną. Odebranie i skwitowanie ostatniego etapu wdrożenia jest bezwzględnie sukcesem dostawcy, lecz niekoniecznie sukcesem firmy zamawiającej.

Zasada III – naruszenie status quo – może być bolesne

Do każdego wdrożenia procesów biznesowych należy podejść elastycznie z wielką ostrożnością. Elastycznie – dlatego, gdyż nie zawsze uda się rozpocząć pracę nad kompleksowym opracowaniem procesów, choćby uwagi na wielki opór ze strony zespołów pracowniczych. Warto zadbać reklamę tych działań, pokazując mocne i słabe strony, i nade wszystko uzasadnienie zmian.

Działania propagandowe należy prowadzić bardzo ostrożnie, aby „zbędnym” sformułowaniem nie wywołać burzy niezadowolenia. Pamiętajmy, że pracownicy (szczególnie Ci z dużym stażem pracy) będą mocno wyczuleni na punkcie własnych interesów w firmie. Ponadto każdy z pracowników wszelkie informacje będzie odnosił do swojego zakresu obowiązków. Warto zatem dbać o marketing projektu poprzez budowanie kompetencji każdego z uczestników wdrożenia. Ponadto, elastyczne i ostrożne podejście pozwoli na etapowanie projektu.

Zasada IV – opisujemy stan istniejący (nawet, jeśli jest to bałagan)

Opis procesów musi podlegać iteracji. Początkowy diagram ma nam posłużyć do analizy i szukania uproszczeń. Takie podejście pozwoli nam sformułować rzeczywiste wymagania w stosunku do nowego systemu informatycznego. Dzięki temu będzie nam łatwiej opracować mapę i model procesów (mapa pokazuje zależności między elementami procesu lub procesów, model zaś – pokazuje funkcjonalność procesu).

Zasada V – użyj prostych notacji

Jak ważne jest przyjęcie dobrego narzędzia do modelowania, wie chyba każdy, kto z procesami się spotkał. Dawniej używałem notacji UML i byłem wielkim zwolennikiem tego narzędzia. Stosowałem także metodę rysowania elementów procesów przy pomocy programów graficznych, prostą – (pozornie) zrozumiałą, ale w przypadkach złożonych procesów, stawała się pracochłonna oraz ryzykowna z uwagi na nieporozumienia (choć początkowo wszystkie definicje obiektów były jasne i zrozumiałe).

Obecnie najczęściej stosuję BPMN, narzędzie łatwe i precyzyjne. Ponadto BPMN posiada polską certyfikację (IBS PAN). Business Process Model and Notation – (Notacja i Model Procesu Biznesowego) jest graficzną notacją, opracowaną ponad 13 lat temu i systematycznie aktualizowaną. Z łatwością można opisać poszczególne logiki procesów biznesowych. (przykładowe wykorzystanie notacji BPMN – https://www.youtube.com/watch?v=JDY2EtmV26g).

Zasada VI – rozpocznij projekt mając katalog wdrożonych procesów biznesowych

Katalog procesów daje nam perspektywę sukcesu wdrożenia, sukcesu odbiorcy wdrożenia. Klienci pytają, czy można i czy jest korzystne, aby rozważać wdrożenie prekonfigurowanego systemu, takiego – potocznie nazywanego – „z pudełka”. Zwykle odpowiadam, że tak, lecz pod warunkiem obsługiwania niewielkiej ilości danych. Dla dużych baz danych należy zawsze stosować rozwiązania do tego przeznaczone.

3 komentarze

  1. I’ve been browsing online greater than 3 hours nowadays,
    yet I never found any fascinating article like yours.
    It is beautiful price enough for me. In my view, if all webmasters and bloggers made excellent content material as you
    did, the net will be much more helpful than ever before.

  2. Unquestionably believe that which you said. Your favorite justification appeared to be on the net the easiest
    thing to be aware of. I say to you, I definitely get annoyed while people think about worries that they just
    do not know about. You managed to hit the nail upon the
    top as well as defined out the whole thing
    without having side-effects , people can take a signal. Will likely be back to get more.
    Thanks

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *