Uzasadnienie biznesowe w praktyce

Czy przed rozpoczęciem wdrożenia zmian albo wdrożenia nowego systemu IT zakończono pracę nad uzasadnieniem biznesowym?
Jeśli nie, wówczas nasze przyszłe działania z pewnością będą narażone na niepowodzenie. Jeśli tak, to warto przed opracowaniem planu projektu sięgnąć do nich i dokładnie przestudiować. Dlaczego?

Otóż dlatego, że w uzasadnieniu biznesowym znajdziemy informację, czy podejmowane przedsięwzięcie jest korzystne dla organizacji oraz czy będzie ono pozostawać korzystne w tracie całego projektu. Uzasadnienie musi zawierać informację o zmieniających się w czasie warunkach.
Uzasadnienie biznesowe opracowujemy po zidentyfikowaniu pomysłu na nowe przedsięwzięcie i przed rozpoczęciem prac zmierzających do jego realizacji. Głównym jego celem jest – rzecz jasna – ocena, czy nowe przedsięwzięcie jest i będzie opłacalne.

Jak to zrobić i jakich narzędzi należy użyć? W pierwszej kolejności zapewne sięgniemy do Prince 2. Ale są też i inne narzędzia. Pomocnym może okazać się BABOK (ang. A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge), będący zbiorem dobrych praktyk (gromadzony przez ponad 10 lat) z zakresu analizy biznesowej. Opracowanie to powstało w IIBA (ang. International Institute of Business Analyst) – międzynarodowej organizacji skupiającej profesjonalistów i przede wszystkim pasjonatów analizy.

Jedną z części dobrych praktyk jest lista 50 pozycji o technikach stosowanych w analizie biznesowej. Nie sądzę, aby większość firm stać było na tak szczegółowe opracowanie, dlatego warto (zresztą jak zwykle w przyrodzie) wybrać te istotne dla naszych potrzeb. Oto próba ograniczenia procesu przygotowania uzasadnienia biznesowego, w którym moim zdaniem potrzebujemy najbardziej następujących informacji:

  • Lista założeń i ograniczeń,
  • Lista potrzeb biznesowych,
  • Specyfikacja zakresu rozwiązania,
  • Lista zagrożeń, czarnych scenariuszy i obaw udziałowców.

Stosując dobre praktyki BABOK możemy zastosować znane powszechnie techniki, przydatne w procesie przygotowaniu uzasadnienia biznesowego:

  • Szacowanie rozwiązania,
  • Metryki – jest bezwzględnym liczbowym pomiarem, zawierającym fragmenty danych w odniesieniu do jednego lub kilku wymiarów. Metrykę budujemy zwykle z mierników i wskaźników,
  • KPI (key performance indicator) jest wskaźnikiem powiązanym z celem. Performance oznacza, pomiar nasze wydajności i określa stopień realizacji celu, Key, zaś oznacza, że jest najważniejszy ze wszystkich pozostałych wskaźników,
  • Analiza ryzyka – tego nikt nie lubi, ale dobrze przygotowana analiza ryzyka, zawierająca nie tylko opis ryzyka, ale przede wszystkim plan działań naprawczych – może okazać się bezcenna,
  • I rzecz jasna nie zabraknąć analizy SWOT.
  • Jak również oceny dostawcy rozwiązania, dostawcy wdrożenia.

Po opracowaniu uzasadnienia będziemy z niego korzystać na wszystkich etapach projektu, poczynając od specyfikacji wymagań, ustaleniu priorytetów poszczególnym wymaganiom, ich weryfikowania, walidowania – słowem w całym procesie zarządzania projektem.
Ale ważnym jest także, aby w ramach produktywności nie poświęcać zbyt dużo czasu na pomysły, inicjatywy, które nigdy nie ujrzą światła dziennego. Dlatego warto etapować tą pracę budując – najpierw zarys, a potem (jeśli wstępne szacunki wykażą uzasadnienie podjęcia wysiłków w nowy projekt), rozszerzenie go i doprecyzowanie. Dzięki temu możemy uzyskać dokładne i wiarygodne wyniki.
Wiadomo, nic ma pewnego, ale pewna jest zawsze zmiana. W trakcie realizacji otrzymujemy nowe informacje i należy je uwzględniać, zweryfikować pod kątem opłacalności. Dlatego w dużych projektach proces ten zwykle realizowałem w tygodniowych interwałach.
Gdy nasze uzasadnienie biznesowe (najlepiej by zawierało co najmniej dwie lub trzy opcje rozwiązania IT) należy podjąć decyzję z pełną świadomością opłacalności, którą wyczytamy z analizy finansowej – istotnego składnika całego procesu zmiany.

2 komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *